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Planung und Backoffice

Die schöne Rendite schmälern wir uns in der Planung und in den schlecht passenden Abläufen und Prozessen. Die Planung und das ganze Backoffice haben oft einen grösseren Einfluss als uns lieb ist:

  • Der wesentlichere Teil der Produktkosten wird durch die Planung beeinflusst
  • Die Digitalisierung birgt hier besonders grosse Chancen, aber auch Gefahren
  • Ungereimtheiten werden im Prozess erst sehr spät sichtbar
  • Gute Kommunikation und Teamarbeit ist hier besonders wichtig, weil die Komplexität der Projekte laufend steigt

Oft erleben wir in den Workshops, dass die Mitarbeitenden die folgende Aussage machen:

„Wir haben bei uns jetzt schon einiges getan, aber ich habe das Gefühl, dass in der Planung und der Administration das letzte halbe Jahr gar keine Verbesserung umgesetzt worden sind.“

 

Genau da setzen wir an und setzen den Kundennutzen in den Fokus.

Im Alltag erleben wir immer wieder, dass die Schnittstellen zwischen den Abteilungen und Funktionsbereichen nicht passen. Zu viele Rückfragen und Unklarheiten rauben uns täglich Arbeitszeit. Ob im Auftragsprozess, bei der Materialbestellung, oder beim Wareneingang mit Lagerbewirtschaftung, überall sind mehrere Personen beteiligt, was die Zusammenarbeit nicht vereinfacht.

„Jeder Auftrag der mit „MACH MAL“ zu mir kommt, verursacht Doppelarbeiten und Mehraufwand.“

Wir optimieren diese Nahtstellen mit Lean-Methoden und schaffen mit prozessbezogener Analyse die nötige Übersicht. Die Prozessoptimierung richten wir nach dem Kundenwunsch aus. Dazu binden wir die betroffenen Mitarbeitenden ein und finden rasch Vereinfachungen und klare Übergabeanforderungen. Es wird auch definiert, wer entscheidet, und was die Aufgaben für die verschiedenen Bereiche sind.

„In 6 Workshoptagen haben wir den gesamten Auftragsprozess neu definiert, vom Verkauf bis zur Übergabe an den Kunden.“ 

 

Zu oft versuchen wir den Prozess mit den vorhandenen Software-Lösungen und kleinen Anpassungen abzudecken. Doch dann haben wir in den Nahtstellen zu viele oder zu wenige Informationen. Und meistens ist der Ablauf dadurch langsamer.

„Ein älterer Mitarbeiter von mir hat den zynischen Spruch gebracht: «Der Computer ist eine Maschine die uns hilft Probleme zu lösen, die es ohne Computer gar nicht gäbe.“

Deshalb machen wir das umgekehrt, wir definieren mit den betroffenen Mitarbeitenden die Prozesse neu und passen anschliessend die Software an. Doch diese Anpassungen betreffen nur Kleinigkeiten, denn durch die Prozessarbeit erreichen wir die gewünschte Beweglichkeit der oft starren Strukturen und somit auch nötige „Beweglichkeit“ in der Nutzung der Software-Lösungen.

Dein Nutzen

  • In kurzer Zeit erfasst du die passenden Abläufe und Prozesse 
  • Die Mitarbeitenden haben sie selber beschrieben und gemeinsam definiert
  • Die Sicht von aussen reduziert Umwege und steigert die Akzeptanz
  • Wir kennen die bestehenden Anpassungen der verschiedenen ERP-Lösungen

Wir moderieren den Workshop und unterstützen dich bei Bedarf bei der Dokumentation. So ist das Fachwissen bei dir im Unternehmen und die Mitarbeitenden können die Prozesse später selber weiterentwickeln. 

Die Einführung von BIM ist technisch bereits eine grosse Herausforderung. Ausserdem braucht es aber auch Veränderung von Strukturen und Prozessen.

Für die komplexer werdenden Projekte braucht es eine abteilungsübergreifende Zusammensetzung der Projektteams. In diesen neuen Strukturen ist die personelle und projektabhängige Zusammensetzung zu definieren. Damit verändert sich auch das Rollenverständnis im Team. Das jeweilige Projekt, mit den definierten Wünschen des Kunden, steht im Zentrum des Handelns und hat einen maximalen Projekterfolg für den Kunden zum Ziel.

In diesen kleinen Teams lassen sich sehr direkt neue Ideen ausprobieren, und es entstehet ein direkter Informationsfluss, der in den klassischen Hierarchien gar nicht auf diesem Level möglich wäre.

Das braucht Mut von der Führungsebene und neue Instrumente wie:

  • Controlling auf Projektstufe und in übergeordneten Bereichen
  • Coaching in den Projektteams in technischer und methodischer Hinsicht

Zudem braucht es ein Wissensmanagement.

  • Was hat sich in anderen Teams bewährt?
  • Welche Fehler müssen wir nicht mehr machen?
  • Die Tools und Checklisten gemeinsam nutzen
  • Was ist technisch der beste Weg zum Ziel (best pracitce)

Dein Nutzen

  • Etablierung der richtigen Einstellung für die nötigen Veränderungen
  • Den Blick für das Wesentliche schärfen
  • Entfaltungsmöglichkeiten für Mitarbeiter aufzeigen
  • Schnittstellen werden zu Nahtstellen
  • Phasenweise Umsetzung

In der Veränderung der neuen Teams sind Kleinigkeiten zu beachten, die wir Dir gerne aufzeigen.

Bei vielen Unternehmen ist das Fachwissen in wenigen Köpfen gespeichert. Deshalb müssen die Kollegen bei diesen „Köpfen“ anstehen und vieles erfragen. Fällt eine so wichtige zentrale Person einmal aus, dann wird improvisiert und so weiterer Mehraufwand generiert.

«Als unser wandelndes Lexikon kurzfristig ins Spital musste, produzierten wir viel mehr Fehler, und die Termine konnten nicht eingehalten werden“

 

Deshalb müssen wir das Fachwissen zentral für alle zugänglich ablegen und verwalten. Das ist Aufwand, doch billiger als die vielen Rückfragen, Doppelarbeiten und täglichen Absicherungen bei der „zentralen Person“. Das ist gerade bei kleinen Unternehmen oft die Schwierigkeit, weil dann die Abhängigkeit vom Chef ein Risiko darstellt.

Die Wissensdatenbank

Wir füllen das Fachwissen in Datenbanken ab, als Wikipediaeinträge, Videos, als Checklisten oder als Vorlagen. So sind alle Informationen zentral und für alle zugänglich. Die Form für diese Ablage kann als Ordnerstruktur oder, übersichtlicher, in einem SharePoint aufgebaut werden. Entscheidend ist die Volltextsuche, um so direkt nach Begriffen und Zusammenhängen suchen zu können. Mit Automationen wie Workflows werden die Prozesse weiter vereinfacht und die Fehlermöglichkeiten reduziert. Die Kosten für die Infrastruktur und den Aufbau sind wirklich überschaubar.

Dein Nutzen

  • Finden statt suchen
  • Zentral zugängliche Ablage aller Informationen
  • Grundlagen und Anleitungen für den Aufbau
  • Beispiele für die Umsetzung
  • Konzepte für die Bewirtschaftung des Wissens
  • Struktur und Vorgehen für Workflows (Automation)
  • Risiko von Wissensverlusten reduzieren
  • Datenablage vereinfachen und standardisieren
  • Doppelablagen und Versionsprobleme bei Vorlagen / Checklisten eliminieren

„Mit der Volltextsuche finde ich im SharePoint die Informationen sofort. Früher musste ich genau wissen, in welchem Unterordner ich danach graben muss.“

Wir zeigen dir gerne Beispiele, wie das bezüglich Struktur und Technologie effizient aufgebaut werden kann.

Wir wollen wissen, mit welchen Produkten wir Wertschöpfung generieren und welches im KMU die allgemeine finanzielle Situation ist. Doch soll sich der Aufwand für diese Informationen-Sammlung in Grenzen halten. In den kleinen KMU wird dies dem externen Buchhalter oder der Revisionsstelle überlassen. Doch eine fundierte Analyse kann der Branchenfremde nicht erstellen, es fehlt auch an vergleichbaren Benchmark-Werten.

Die Kostenrechnung hat für uns KMU drei Aufgaben:

  1. Die Kosten und Erlöse den einzelnen Kostenträgern (Produkten) zuordnen
  2. Mit der Analyse und Controlling wird ein Steuerungsinstrument aufgebaut
  3. Wir erhalten die Berechnungsgrundlagen zur Preisgestaltung und Kalkulation

Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

Dieses Thema packen nur wenige KMU an, denn das ist zu komplex, eh nur ungenau und bringt mir doch keine Wertschöpfung. 

„Dank dem BAB haben wir unsere Kostenstruktur analysieren können und so die Kalkulation und speziell die Nachkalkulation auf eine neue Basis gestellt. So haben wir unser Produktportfolio angepasst, spezifisch optimiert und machen heute deutlich mehr Wertschöpfung als früher.“

 

Schon mancher Inhaber musste danach seine als „Goldesel“ gesehenen Aufträge/Produkte anpassen und konnte mit der internen Kostenwahrheit gezielt Sofortmassnahmen einleiten. Mit einfachen Tools und mit praxisbezogenen Verteilschlüsseln ist der BAB keine Hexerei mehr. Im Folgejahr kannst du die Zahlen ganz einfach selber nachführen. 

 

Wir haben die Tools und das Fachwissen, um dir in kurzer Zeit die Anleitung zu geben oder den BAB für dich zu erstellen.

Controlling

Als Unternehmer müssen wir wissen in welche Richtung sich das Unternehmen finanziell und strukturell bewegt. Doch Informationen beschaffen, pflegen und vergleichen ist aufwändig. Nur die wenigsten machen das wirklich fundiert. Es braucht auch keine 100 Werte und Berechnungen. Da nutzen wir zum Beispiel das Budget als rollende Planung, welches monatlich oder quartalsweise nachgeführt wird. So sind Abweichungen erkennbar. Entscheidend ist hier aber, dass über die Veränderungen, egal in welche Richtung, diskutiert wird und so auch Massnahmen getroffen werden. 

„Unser Budget als rollende Planung hat immer Abweichungen, doch 20% dieser veränderten Werte müssen diskutiert werden und erfordern Gegenmassnahmen. Früher haben uns diese Veränderungen Ende Jahr überrascht und wir konnten diese nicht mehr nachvollziehen“.

Wir haben für dich einige einfache Tools bereit, die ohne grossen Aufwand direkt Informationen zur aktuellen Lage liefern.

«Lieber ungefähr richtig, als ganz genau falsch!»

Das schreibt Gary Friedman in seinem Buch «Die Zukunft beginnt jetzt».

Die Kalkulation ist wohl nur noch eine Sache für ältere Personen, die jungen wagen sich gar nicht mehr an die Zahlen ran. Die Aussage, den Jungen fehle die Erfahrung, ist überall zu hören. Seien wir ehrlich, in der Kalkulation ist ein grosser Anteil an administrativem Aufwand enthalten, der wenig attraktiv ist.

Das Ziel muss sein, in kurzer Zeit eine Entscheidungsbasis zu bekommen zu welchem Preis das Produkt verkauft werden kann. Weiter muss das auch eine junge unerfahrene Person kalkulieren können. Der administrative Aufwand muss automatisiert werden.

Also müssen wir genau hier anpacken.

Die Schreinereien kalkulieren oft stundenlang an Devis und Angeboten herum und müssen dann doch ein Angebot von 15% gewähren. Die Preisfindung gestaltet sich sehr unterschiedlich, die einen errechnen das mit komplizierten Excel-Tools und einer absoluten Exaktheit, andere schreiben die Preise aus dem Verbandsbuch ab und rechnen je nach Kunde etwas drauf. Wie hoch aber ihre wahren Herstellkosten sind, wissen die Unternehmer selten. Somit wissen sie auch nicht mit welchen Produkten sie wirklich Geld verdienen oder verlieren.  

Um für Vergaben die richtigen Entscheidungen zu treffen braucht es:

  • Verlässlich kalkulierte Selbstkosten mit Deckungsbeitrag
  • Breiter diskutierte Stundenschätzungen
  • Automatisierte Vorlagen und Abläufe
  • Einheitliches Vorgehen und Sicherheitsmechanismen

„Wir haben den Vergleich gemacht. So wurde eine Einbauschrank-Wand mit der Excel-Tabelle berechnet und mit dem „kleinen Büchlein“ kalkuliert. Der Unterschied im Preis waren auf 6500.- genau 300.- , doch mit dem „kleinen Büchlein“ hatten wir den Preis 1 Stunde früher. Der Preisunterschied lag in der geschätzten Anzahl Stunden bei der Montage“

Wenn wir in den Unternehmen den Verkaufsprozess neu definieren und dann ältere Kalkulatoren an den Tisch holen, staunen wir über deren Effizienz. 

Dein Nutzen

  • Wir erarbeiten mit dir die wirkliche Kostenstruktur im Unternehmen
  • Damit erhältst du die realistische Basis für die Kalkulation
  • Wir reduzieren die Komplexität in der Kalkulation
  • Wir passen die Organisation in der Kalkulation an
  • So ist das Wissen auf einer breiteren Basis und auf mehrere Personen verteilt
  • Entlastung der Führungspersonen von administrativen Tätigkeiten beim Kalkulieren

«Die Grundlage für Erfolg und Misserfolg eines Auftrags liegt in der Kalkulation.»

Deshalb sollten wir dafür mehr Zeit einsetzen und die Grundlagen transparent erarbeiten, damit diese in den Folgejahren ganz einfach nachgeführt werden können.

Unser Vorgehen ist gradlinig und einfach. Wir zeigen dir das gerne.